От инженерного расчета до счета на оплату: автоматизация работы с заказами в компании «Рекера»

О компании

ООО «Рекера» — новосибирская инженерная компания, которая работает с индивидуальными заказами на комплектующие для промышленного оборудования. Компания поставляет формовочные рамки, пуансоны, матрицы и другую оснастку, в том числе по чертежам и образцам клиентов.

Основные клиенты «Рекеры» — производители строительных материалов из Новосибирской области и других регионов России.

Цели и задачи

Цель проекта — связать инженерные расчеты с дальнейшим сопровождением индивидуального заказа в 1С: от входящего обращения и CRM-задачи до коммерческого предложения, заказа покупателя и счета на оплату.

Ключевые задачи проекта:

• перенести ключевые этапы работы с индивидуальными заказами в «1С:Управление нашей фирмой»;

• связать CRM-задачи с расчетными данными и документами по заказу;

• настроить загрузку расчетных данных из Excel-файлов, сформированных в инженерном ПО;

• разработать нетиповой документ «Расчет» для фиксации параметров заказа;

• автоматизировать подготовку коммерческого предложения, заказа покупателя и счета на оплату на основе расчетных данных.

Особенности

Связь CRM-задачи с расчетом и документами по заказу

На момент старта проекта в компании уже использовалась CRM-система на базе 1С для фиксации входящих обращений. В ней хранились контакты клиентов и этапы работы с заявками, но расчетные данные и документы по заказу находились отдельно.

Для новой схемы работы доработан механизм прикрепления документов к CRM-задаче. После инженерной проработки к задаче добавляются результаты расчета, а после согласования условий — коммерческое предложение, заказ покупателя и документы для оплаты. Это позволяет сотрудникам видеть по обращению не только статус, но и связанные с ним материалы по заказу.

Загрузка расчетных данных из Excel в документ «Расчет»

Инженерные расчеты по заказам выполняются в специализированном ПО, где по результатам формируется Excel-файл со спецификацией. Чтобы использовать эти данные дальше в 1С без повторного ручного ввода, в «1С:Управление нашей фирмой» разработали нетиповой документ «Расчет» и настроили его автоматическое заполнение из Excel.

В документ передаются основные параметры заказа: характеристики изделия, материалы, необходимое оборудование, машино-часы и человеко-часы. После загрузки информация используется для дальнейшего оформления и сопровождения заказа в 1С.

Сопоставление расчетных строк с номенклатурой

При загрузке спецификации система автоматически сопоставляет каждую строку с номенклатурой услуг и работ в 1С. Если подходящая позиция уже есть в справочнике, она подставляется в документ «Расчет».

Если нужной позиции нет, система создает ее автоматически, размещает в соответствующем разделе каталога и связывает с конкретным контрагентом. Это сокращает ручную работу при обработке спецификаций и помогает поддерживать номенклатуру в актуальном состоянии.

Формирование документов по заказу на основе расчета

Документ «Расчет» стал основой для дальнейшего оформления заказа в 1С. На базе него готовится коммерческое предложение, создается заказ покупателя и документы, необходимые для его сопровождения.

Такой сценарий позволяет использовать исходные расчетные данные на всех следующих этапах работы с заказом. Менеджерам не нужно повторно переносить информацию из Excel в коммерческое предложение, заказ покупателя и документы для оплаты.

Единый счет по нескольким заказам клиента

В работе «Рекеры» у одного клиента может быть несколько заказов одновременно. При этом каждый заказ должен сохранять собственный состав, расчетные данные и историю обработки.

Для этого доработан механизм выставления счетов: сотрудники могут сформировать единый счет на оплату по нескольким заказам одного клиента, сохранив связь с каждым заказом. Для корректной работы функционала при запуске новой системы были перенесены начальные остатки из «1С:Бухгалтерии».